Assistant de la sous-direction Expertise F/H

Descriptif de l'organisation

 Rejoindre l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI), c’est mettre ses compétences au service de l’intérêt général en participant à une mission capitale, d’actualité et porteuse de grandes responsabilités dans un monde où la cybersécurité est devenue l’affaire de tous ! 

La sous-direction Expertise (SDE) porte la mission globale d'expertise et d'assistance technique de l'agence. Elle apporte son soutien à l'ensemble des autres sous-directions de l'ANSSI, aux ministères, aux industriels et prestataires de la sécurité et aux opérateurs d'importance vitale.

Descriptif des missions

En tant qu'assistant de sous-direction, vous êtes chargé des missions suivantes:

• assurer la tenue des agendas du sous-directeur et de son adjoint, filtrer les différentes sollicitations ainsi que les appels téléphoniques et, organiser les rendez-vous et accueillir ses visiteurs;
• vérifier la rédaction, la cohérence et la mise en forme des documents émis par la sous-direction. Vous assurez le suivi des parapheurs soumis à la signature et la mise à jour et l’archivage du fond documentaire, selon un plan de classement que vous élaborez et mettez en œuvre. Vous réalisez, de manière hebdomadaire, un bilan des documents émis par la sous-direction, au profit des managers. Vous assurez l’actualisation du suivi d’activité des équipes de la sous-direction;
• être le/la référent(e) « missions » pour la sous-direction :
  • organiser les déplacements des sous-directeurs, la création d’ordres de missions et leur suivi,
  • former les agents à l’utilisation du logiciel dédié à cet usage au SGDSN et suivre les frais de réception. 
• élaborer et maintenir l'espace de travail informatique collaboratif de la sous-direction, pour notamment y consigner l’ensemble des procédures en vigueur. Vous pouvez être amené à rédiger et à mettre à jour certaines fiches de procédure;
• être le référent au quotidien concernant les procédures RH (suivi des entretiens individuels, suivi des demandes de télétravail, etc.);
• participer à l’amélioration de la qualité de vie au travail de la sous-direction en proposant et animant des activités de cohésion.

Enfin, vous aurez à votre charge diverses tâches administratives (approvisionnement en fournitures pour l’ensemble des sous-directions, réservation de salles, accueil de personnes extérieures à l’agence, etc.).

Vous pourrez être amené à encadrer des saisonniers.

Contraintes et difficultés du poste

• Contraintes fortes de sécurité ;
• La sous-direction va être répartie sur trois sites en 2023.

Profil recherché

Vous disposez de solides connaissances en secrétariat / assistanat et avez tout particulièrement une maîtrise des outils bureautiques standards (OUTLOOK, EXCEL et WORD). 

Une bonne connaissance de l’ensemble des structures administratives de l’Etat est souhaitée.

Compétences requises

• Très bonne connaissances des outils Outlook, Word et Excel.
• Capacité d’adaptation à d’autres outils informatiques spécifiques.
• Notions en ressources humaines souhaitables.
• Notions en anglais souhaitables.

Qualités attendues

• Autonomie, capacité à travailler seul et en équipe ;
• Excellent relationnel, sens élevé du contact humain et du service;
• Expression orale et écrite de qualité ;
• Rigueur, ponctualité, assiduité, disponibilité et investissement ;
• Curiosité avérée pour les métiers informatiques.

Process de recrutement

• Si votre candidature est présélectionnée, vous serez contacté(e) pour apprécier vos attentes et vos motivations au cours d'un entretien téléphonique ou physique.
• Des tests techniques pourront vous être proposés.
• Vous ferez l'objet d'une procédure d'habilitation.